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Atelier Informatique

Atelier informatique du 26 Novembre 2008

 

Atelier Informatique

 

Mercredi 26 Novembre 2008

 

TABLEAUX en LIAISON entre Excel et Word

 

Lorsque l’on veut utiliser un Tableau pour présenter des données dans un texte en utilisant par exemple le traitement de texte « Word », il est nécessaire, si l’on souhaite réutiliser régulièrement le texte en modifiant les données, par exemple pour présenter un rapport mensuel ou trimestriel de créer un lien entre le tableau dans lequel on effectue les calculs et le document de présentation.

 

En effet, si un lien existe entre un tableur et le document de présentation, chaque fois que l’on ouvrira le document de présentation, une mise à jour sera effectuée avec les dernières données du tableur.

 

Les Tableurs comme « Excel » étant des logiciels spécialisés dans les calculs simples ou complexes, il est aisé d’utiliser ce logiciel pour établir les tableaux dans lesquels les calculs doivent être réalisés.

 

Comment travailler et modifier un fichier Excel en Liaison avec Word en même temps ?

 

1 –  Création d’un tableau  de calcul dans Excel

 

Pour simplifier la liaison, il est recommandé de donner un nom au tableau.

 

En effet, si le lien est établi en donnant comme référence des noms de cellules, par exemple A1 :G10, le risque tient dans le fait qu’en cas de déplacement du tableau sur la feuille Excel ou en cas de modification du tableau, par exemple ajout d’une ligne ou d’une colonne, le transfert sur le document Word ne se fasse pas correctement

 

En donnant un nom au tableau, quel que soit l’endroit du tableau sur la feuille ou les modifications, le tableau sera transféré dans son intégralité sur le document Word.

 

Pour nommer le tableau

 

Dans la feuille Excel

 

Sélectionner le tableau y compris les titres

 

Choisir dans le menu proposé « Insertion » et cliquer puis Choisir « Nom » Choisir  « définir » et cliquer

 

Dans la fenêtre « Définir un nom » indiquer le nom que vous voulez donner à votre tableau et cliquer sur « OK »

 

Pour sélectionner le tableau en utilisant son nom, sélectionner dans le menu principal «édition » puis cliquer, sélectionner ensuite « atteindre » et cliquer. Dans la fenêtre atteindre  choisir le nom du tableau que vous voulez sélectionner et cliquer sur « OK »

 

Cliquer ensuite sur « copier » et se rendre sur la feuille « Word »

 

2- Copie du tableau Excel sur une page de texte Word

 

         Mettre le curseur à l’endroit choisi sur la page Word pour y copier le tableau.– et cliquer.

 

Dans le menu principal choisir « édition» et cliquer, puis choisir «collage spécial», puis cliquer sur la case placée devant «coller avec liaison» et cliquer sur « OK »

 

Important : Quand les données sont modifiées dans Excel, les données du tableau inscrites dans « Word » sont modifiées immédiatement si le fichier « Word » est ouvert.

 

Si le fichier « Word » est fermé au moment de la modification du tableau dans Excel, la modification est réalisée systématiquement au moment de l’ouverture du fichier « Word »

 

Excel Se simplifier la vie en utilisant des fonctions proposées et souvent inutilisées

 

A partir d’une cellule, recopier sur une ligne ou une colonne une suite logique

 

Exemple

 

Dans une première cellule indiquant le chiffre « 1 », il est possible d’indiquer dans les cellules suivantes de la colonne la suite logique « 2, 3,4,5,6,7 etc »

 

Pour cela sélectionner les cellules de la colonne en commençant par celle dans laquelle vous avez inscrit le « 1 »

 

Puis dans le menu principal choisir « Edition » et cliquer, puis choisir « Recopier » puis sélectionner « Série » et cliquer sur « OK »

 

Si vous voulez une suite avec une différence de 10, par exemple 10,20,30,40, etc,

 

Taper 10 dans la première cellule, puis dans le menu principal choisir « Edition » et cliquer, puis choisir « Recopier » puis sélectionner « Série » et modifier la « valeur du pas » qui par défaut est de « 1 »en indiquant « 10 » puis cliquer sur « OK »

 

Mais vous pouvez aussi taper 1 dans la première cellule et 10 dans « valeur du pas » pour avoir une suite 1,11,21,31,41 etc.

 

Recopier une cellule dans les cellules suivantes

 

Cliquer sur la cellule que vous voulez recopier pour la sélectionner

 

Se placer dans le coin droit en bas de la cellule

 

Quand vous voyez une petite croix s’afficher, cliquer sur la souris et maintenir le clic tout en descendant jusqu’à la dernière cellule sélectionner.

 

Lâcher la souris, la cellule initiale est recopiée dans les cellules sélectionnées.

 

Enregistrer sous

 

Il est possible dans tous les logiciels d’enregistrer le travail en cours dans un autre répertoire que celui en cours d’utilisation

 

Pour cela utiliser la fonction « enregistrer sous »

 

Pour cela utiliser le menu principal et choisissez « Fichier »

 

Puis cliquer sur « enregistrer sous »

 

Dans le menu « enregistrer sous » sélectionner le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer votre document dans la case « Enregistrer dans » puis quand vous avez trouvé votre répertoire cliquer sur « Enregistrer »